Dónde se atascan las consultas
En una gestoría, una pregunta de agenda puede llegar junto a una carta de Hacienda o documentación de autónomos. Conviene separar la recepción administrativa del trabajo que requiere revisión profesional.
- Mensajes que no indican si son de renta, autónomos o comunidades.
- Documentación sensible enviada al canal equivocado.
- Consultas de plazos que requieren comprobar cada caso.
Qué puedes preparar antes de automatizar
Haz una lista de preguntas repetidas y asigna a cada una una respuesta aprobada, una fuente y una persona responsable de mantenerla al día. Si la respuesta cambia según el caso, no la conviertas en una regla general.
- Áreas de servicio y responsables.
- Canal seguro para documentación.
- Qué consultas debe revisar siempre un profesional.
Qué puede atender la recepción
Empieza por consultas administrativas. Recoge solo lo necesario para continuar la conversación y explica si estás recibiendo una petición o confirmando algo. La agenda y los datos en tiempo real requieren conexiones y comprobaciones adicionales.
- Horarios y servicios publicados por la gestoría.
- Clasificación general del motivo de consulta.
- Solicitud de cita y paso al profesional responsable.
Cuándo debe intervenir tu equipo
No calcular impuestos, interpretar notificaciones ni dar asesoramiento fiscal o legal. La demo no requiere DNI, declaraciones ni cartas reales.
- Cuando falta una fuente vigente o la información es contradictoria.
- Cuando la persona pide hablar con alguien.
- Cuando la conversación necesita criterio profesional o documentación privada.
Cómo revisar si está funcionando
Revisa solicitudes recibidas, consultas derivadas, respuestas que necesitan corrección y peticiones que terminan confirmadas por tu equipo. Compara con tu punto de partida; no atribuyas una venta al chatbot sin comprobar el recorrido.
- ¿Se entiende el siguiente paso?
- ¿Se distingue solicitud de confirmación?
- ¿El equipo recibe suficiente contexto sin datos innecesarios?
Prueba el ejemplo de tu sector
Es una demo de GORMARAN con un negocio ficticio, no un caso de cliente. Puedes preguntar: «Soy autónomo y quiero pedir una primera cita. ¿Cómo lo hago?». No compartas datos reales ni documentos privados.
Probar la demo en WhatsAppPrivacidad y fuentes
La AEPD recomienda limitar los datos personales compartidos con chatbots y revisar quién los trata y para qué. Estas pautas de recepción no sustituyen una revisión jurídica ni las reglas de tu actividad.
Recomendaciones oficiales de la AEPD sobre chatbots con IA